Por: Ana María CamposFotografía: Cristóbal Arévalo
La modernización de las administraciones académicas de la UES, así como la homogenización de los procesos académico-administrativo, son los objetivos que se buscan con el proyecto “Modernización de la Administración Académica de la Universidad de El Salvador”.
El proyecto ha sido elaborado por el Consejo Técnico de la Administración Académica, integrado por la Vicerrectoría Académica, la Secretaria de Asuntos Académicos, la Secretaría General, el Sistema de Administración Académica, ADACAD, y tres miembros del Consejo de Administradores (formado por los administradores académicos de las 12 facultades).
De acuerdo al proyecto, el crecimiento de la población estudiantil y la oferta académica ofrecida por la institución, vuelve necesaria la modernización de los servicios bajo la responsabilidad de la Secretaría de Asuntos Académicos y de las 12 Administraciones Académicas con que cuenta la institución.
De acuerdo con la Secretaria de Asuntos Académicos, Licda. Norma Cecilia Blandón de Castro, con esta iniciativa se busca promover el desarrollo del sistema mecanizado (digitalización informática de los procesos) y contar con un registro académico global en toda la Universidad.
En definitiva, el proyecto persigue hacer eficientes los procesos académico-administrativos y disminuir el tiempo de los mismos.
Fases del proyecto
Según el Secretario General de la Universidad de El Salvador, Lic. Douglas Alfaro, el proyecto se ejecutará en dos fases.
La primera comprende la modernización de la Administración Académica Central y de ADACAD, así como el diseño y desarrollo del Sistema Mecanizado del Registro académico. La segunda fase contempla la modernización (equipamiento) de las administraciones de las diferentes facultades.
El desarrollo del sistema mecanizado, considerado necesario para la modernización de los servicios académicos, administrativos, es coordinado por ADACAD.
De acuerdo con el Ingeniero Rudy Chicas, Jefe de ADACAD, actualmente algunos procedimientos académicos con los que cuenta la institución son manuales, situación que genera duplicidad de información.
Desde el año 2004, la Universidad cuenta con el sistema de información académica, lo cual ha permitido agilizar algunos procesos como la inscripción en línea y consulta de expedientes. Sin embargo, no todas las Facultades han logrado incorporase a este proceso.
En este sentido, explicó que después analizar la aplicación del sistema se determinó que éste significó “un salto de calidad al interior de la UES”, pero presenta inconvenientes, entre éstas el costo de operación y las limitaciones de integración de información, debido a que cada facultad procesa sus datos de forma independiente.
La nueva propuesta, pretende la creación de un sistema de información único e integrado dentro de la Universidad.
Aunque el Proyecto de Modernización de la Administración Académica de la Universidad aún no ha sido presentado al Consejo Superior Universitario para su aprobación, ya se iniciaron mejoras en algunos procesos, como parte del trabajo de la actual administración de la Universidad.
Dentro de éstos se encuentra la agilización de la entrega de certificaciones académicas. La meta es lograr que las certificaciones sean entregadas en un plazo no mayor a un mes. Actualmente el trámite dura entre dos y tres meses.
Oficinas de atención
La creación de oficinas prototipo de la Administración Académica, mediante las cuales se brinde atención a los estudiantes, está contemplada dentro del proyecto.
Estas oficinas prototipo, que se espera sean iguales en todas las administraciones académicas de la Universidad, tendrán las siguientes áreas: sala de juntas, archivo y bodega, centro de cómputo, oficina de jefatura, cubículos para los empleados y sala de atención estudiantil.
Se espera que cada facultad cuente con una oficina, en la cual los estudiantes reciban una atención personalizada. Con esta medida, desaparecerían las ventanillas de atención que actualmente funcionan en las Administraciones Académicas.
Monto del proyecto
El Licenciado Alfaro explicó que la primera fase de ejecución del proyecto requiere una inversión de 68, mil 867 dólares, para la compra de equipo informático y modernización de la Secretaría de Asuntos Académico.
La segunda fase contempla el equipamiento mínimo de la oficina prototipo en cada una de las unidades académicas (equipo informático y de oficina).
La inversión prevista para el equipamiento de cada una de las administraciones académicas es de 11 mil 400 dólares. La inversión total, tomando en cuenta las 12 facultades y la administración académica central es de 148 mil 200 dólares.
Actualmente el proyecto ha sido aprobado por el Consejo de Administradores Académicos y fue presentado a los miembros de la Comisión Académica del Consejo Superior Universitario para su conocimiento, antes de ser enviado al pleno del CSU.
El Consejo Técnico de la Administración Académica también tiene previsto reunirse con los decanos de las diferentes Facultades, a fin de lograr el mayor número de votos a favor de la aprobación de la iniciativa que busca la modernización de las administraciones académicas de la UES.
El proyecto será presentado próximamente al pleno del Consejo Superior Universitario para su conocimiento y aprobación.
